Personnel Alter Ego inc.

Cette entreprise de renom oeuvrant dans le domaine de la construction est à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe de direction. Cette personne sera responsable de fournir un soutien administratif de haut niveau pour l’équipe de vice-présidents en assurant le bon fonctionnement des activités quotidiennes et en facilitant la gestion des priorités.

Tâches et responsabilités 
- Gérer l’agenda, coordonner les rencontres et les déplacements
- Assurer l’organisation des réunions internes et externes et s’assurer de faire tous les arrangements nécessaires
- Gérer les communications entrantes et sortantes y compris les appels téléphoniques, les courriels et la correspondance
- Rédiger, mettre en page, réviser et distribuer des documents, des rapports et des présentations
- Assurer un suivi proactif des dossiers de développement d’affaires
- Assurer un suivi auprès de l’équipe de gestion de projet quant aux différents chantiers
- Contribuer à la réalisation des objectifs de l’entreprise
- Participer à des projets d’amélioration de l’efficacité des processus.

Profil de compétences pour ce poste 
- Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement dynamique
- Excellentes compétences en communication, avec la capacité de rédiger des documents clairs et professionnels en français et en anglais
- Aptitude à interagir de manière professionnelle et courtoise avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation
- Capacité à gérer des informations sensibles avec la plus grande confidentialité
- Compétence dans l’utilisation des logiciels de bureautique courants
- Proactivité et Réactivité; capacité à anticiper les besoins et à agir de manière proactive pour résoudre les problèmes

Ce poste offre une gamme complète d'avantages sociaux.

Vous recherchez un nouveau défi dans une entreprise dynamique et soucieuse du bien-être de ses employés? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This renowned company working in the construction industry is looking for an Executive Assistant. This person will be responsible for providing high-level administrative support to the team of Vice-Presidents by ensuring the smooth running of day-to-day operations and facilitating the management of priorities.

Duties and Responsibilities 
- Manage the agenda, coordinate meetings and travel
- Ensure the organization of internal and external meetings and make all the necessary arrangements
- Manage inbound and outbound communications including phone calls, emails, and correspondence
- Write, layout, review and distribute documents, reports and presentations
- Ensure proactive follow-up of business development files
- Follow up with the project management team on the various sites
- Contribute to the achievement of the company's objectives
- Participate in process efficiency improvement projects.

Competency Profile for this Position 
- Ability to effectively manage multiple tasks and prioritize in a dynamic environment
- Excellent communication skills, with the ability to write clear and professional documents in French and English
- Ability to interact in a professional and courteous manner with people at all levels of the organization
- Ability to handle sensitive information with the utmost confidentiality
- Proficiency in the use of common office software
- Proactivity and Responsiveness; Ability to anticipate needs and act proactively to solve problems

Are you looking for a new challenge in a dynamic company that cares about the well-being of its employees? Grant us the privilege of meeting you!