Personnel Alter Ego inc.

Chef de file dans son domaine au Canada, ce cabinet est à la recherche d’une personne qui agira à titre d’adjoint exécutif ou d’adjointe exécutive pour un de leurs associés en droit des affaires.

Cette personne contribuera à la gestion de la pratique de professionnels du droit des affaires, par le biais de soutien administratif et de secrétariat, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients.

FONCTIONS PRINCIPALES: 
-    Corriger et mettre en page des documents (lettres, notes de service, notes au dossier, opinions, procédures, etc.);
-    Photocopier et demander divers travaux d’imprimerie et de numérisation de documents;
-    Préparer du matériel lorsque le professionnel du droit est conférencier (Power Point);
-    Ouvrir des nouveaux dossiers;
-    Faire un suivi des appels internes et externes lorsque requis;
-    Initier des appels conférence;
-    Gérer l’agenda du professionnel du droit;
-    Classement et archivage de courriels;
-    Réserver des voyages, automobiles, hôtels et restaurants;
-    Réserver des salles de conférence pour réunions, vidéoconférences et rencontres clients;
-    Commander des repas, breuvages et autres ;
-    Gérer les rencontres mensuelles du groupe droit des affaires (gestion du calendrier des rencontres; réservation de salle; envoi des invitations; commande des repas; réservation d’équipement audio-visuel; accueil des conférenciers); 
-    Préparer des demandes de recherches de conflits et les acheminer aux personnes concernées;
-    Faire des suivis journaliers, hebdomadaires et mensuels des entrées de temps et les inscrire ou les réviser dans le système;
-    Préparer la facturation mensuelle;
-    Assurer le suivi auprès des clients pour les comptes recevables;
-    Préparer des comptes de dépenses, les faire approuver lorsque requis et faire le suivi;
-    Préparer des demandes de chèques ou transferts bancaires du compte en fidéicommis;
-    Aider d’autres professionnels du droit, des adjointes ou des étudiants et stagiaires lorsque requis. 

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE: 
-    Diplôme en secrétariat juridique ou l’équivalent;
-    Posséder un minimum de 7 années d’expérience, idéalement en pratique privée pour un ou des professionnels du droit. 

CONNAISSANCES ET APTITUDES:
-    Bilinguisme français et anglais (oral et écrit);
-    Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;
-    Habileté à prendre des initiatives et à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;
-    Connaissance des procédures et pratiques légales;
-    Connaissance des logiciels bureautiques, incluant un niveau de connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
-    Capacité de travailler en équipe;
-    Souci du détail.

Vous désirez joindre les rangs d’un cabinet qui met en valeur la collaboration et le bien-être de ses employés, le tout avec un horaire de 35 heures par semaines et un mode de travail hybride? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

A leader in its field in Canada, this firm is looking for an individual to act as an executive assistant for one of their business law partners.

This person will contribute to the management of the practice of business law professionals, through administrative and secretarial support, thus enabling legal professionals to offer better service to clients.

MAIN FUNCTIONS: 
- Correct and layout documents (letters, memos, notes to file, opinions, procedures, etc.);
- Photocopy and request various printing and scanning jobs;
- Prepare material when the legal professional is a speaker (Power Point);
- Open new files;
- Follow up on internal and external calls when required;
- Initiate conference calls;
- Manage the legal professional's agenda;
- File and archive emails;
- Book travel, cars, hotels and restaurants;
- Book conference rooms for meetings, video conferences and client meetings;
- Order meals, beverages and others;
- Manage the monthly meetings of the Business Law Group (management of the meeting schedule; room reservation; sending invitations; ordering meals; booking audio-visual equipment; welcoming speakers); 
- Prepare requests for conflict research and forward them to the people concerned;
- Perform daily, weekly and monthly follow-ups of time entries and enter or revise them in the system;
- Prepare monthly invoicing;
- Follow up with clients for accounts receivable;
- Prepare expense accounts, have them approved when required and follow up;
- Prepare requests for cheques or bank transfers from the trust account;
- Assist other legal professionals, assistants or articling students as required. 

EDUCATION AND EXPERIENCE: 
- Diploma in legal secretarial work or equivalent;
- Have a minimum of 7 years of experience, ideally in private practice for one or more legal professionals. 

KNOWLEDGE AND SKILLS:
- Bilingualism in French and English (oral and written);
- Organizational skills for managing multiple tasks;
- Ability to take initiative and work independently with minimal supervision;
- Knowledge of legal procedures and practices;
- Knowledge of office software, including an intermediate level of knowledge of Excel software;
- Ability to work in a team;
- Attention to detail.

Do you want to join the ranks of a firm that values the collaboration and well-being of its employees, all with a 35-hour schedule per week and a hybrid work mode? Give us the privilege of getting to know you!