Personnel Alter Ego inc.

Ce poste d’adjointe ou d’adjoint de direction offrira à votre carrière un nouveau point de départ au sein d’une équipe dans laquelle votre contribution sera valorisée. 

Vos défis: 
-Vous effectuerez diverses tâches administratives afin d’appuyer les chef·fes administratifs ainsi que le comité exécutif, tels que la gestion des agendas, la planification de réunions et de comités, la prise de notes et la rédaction de compte rendu, etc.;
-Vous participerez activement à la révision, à la mise à jour et à la rédaction de différents documents, rapports, présentations, organigrammes et politiques;
-Vous serez impliqué·e dans la gestion des dossiers des associé·es, notamment l’ouverture et la fermeture des dossiers, la gestion des départs, etc.;
-Vous serez impliqué·e dans diverses tâches et projets connexes selon les besoins opérationnels;
-Vous organiserez la logistique des événements internes et externes (séminaires, conférences, rencontres clients);
-Vous assurerez une communication fluide entre les départements et avec les partenaires externes;
-Vous serez impliqué·e dans la gestion des commandes de fournitures et des notes de frais;
-Vous assurerez le suivi des correspondances, le filtre des appels et des courriels;
-Vous préparerez des dossiers pour les réunions: rapports, présentations, notes de service;
-Vous serez impliqué·e dans le processus de prêts en capital, notamment dans la préparation du fichier annuel et de différents documents requis par les banques et serez le point de contact avec les différentes institutions financières et banquiers privés pour présenter les demandes;
-Vous concilierez les différents budgets ainsi que les états de comptes des cartes de crédit des différentes équipes administratives;
-Vous soutiendrez les équipes pour toute autre tâches opérationnelles.

Ce qui vous est offert:
-Une équipe de direction et des collègues accessibles et reconnaissants de votre contribution;
-Une ambiance de travail conviviale et inclusive;
-Un accompagnement personnalisé en matière de développement professionnel;
-Plusieurs comités internes, notamment en matière de diversité et d’inclusion;
-Une rémunération globale et une gamme d’avantages sociaux compétitifs;
-Un programme de bonification avantageux reconnaissant votre contribution au sein du cabinet;
-Un programme d’assurances collectives flexible, avantageux et accessible dès l’embauche;
-Un régime d’épargne collectif avec participation de l’employeur;
-Des journées flexibles annuelles améliorant la conciliation de la vie professionnelle et personnelle;
-Une banque de journées de maladie illimitée;
-Un service de télémédecine 24-7 vous permettant d’avoir accès à des consultations médicales rapidement et sans déplacement;
-Un programme d’aide aux employés et aux familles, incluant un programme de gestion du stress et du bien-être misant sur le bien-être mental;
-Un montant annuel alloué pour le remboursement des frais sportifs, parce qu’on encourage le bien-être physique.

Vous reconnaissez-vous dans ce qui suit?
-Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe;
-Expérience de cinq ans dans un rôle administratif ou de coordination;
-Expérience dans un environnement de services professionnels et compréhension du domaine juridique, un atout important;
-Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps;
-Compétences interpersonnelles et de communication de haut niveau;
-Esprit collaboratif et facilité à entretenir des relations durables et de confiance avec les partenaires internes et externes;
-Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives;
-Excellente maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureau;
-Sens élevé de la confidentialité et de l’intégrité.

Vous voulez faire partie d’une équipe humaine et authentique qui se distingue par son expertise, son excellence, sa créativité et sa générosité? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

This position as an executive assistant will provide your career with a new starting point within a team where your contribution will be valued. 

Your challenges: 
-You will perform various administrative tasks to support the administrative heads and the executive committee, such as managing agendas, planning meetings and committees, taking notes and writing minutes, etc.;
-You will actively participate in the review, updating and drafting of various documents, reports, presentations, organizational charts and policies;
-You will be involved in the management of partners' files, including opening and closing files, managing departures, etc.;
-You will be involved in various tasks and related projects according to operational needs;
-You will organize the logistics of internal and external events (seminars, conferences, customer meetings);
-You will ensure smooth communication between departments and with external partners;
-You will be involved in the management of supply orders and expense reports;
-You will follow up on correspondence, filter calls and emails;
-You will prepare files for meetings: reports, presentations, memos;
-You will be involved in the capital loan process, including the preparation of the annual file and various documents required by the banks and will be the point of contact with the various financial institutions and private bankers to submit applications;
-You will reconcile the different budgets as well as the credit card statements of the different administrative teams;
-You will support the teams for any other operational tasks.

What is offered to you:
-A management team and colleagues who are approachable and grateful for your contribution;
-A friendly and inclusive work atmosphere;
-Personalized support in terms of professional development;
-Several internal committees, particularly in terms of diversity and inclusion;
-A competitive total compensation and benefits package;
-An advantageous bonus program recognizing your contribution to the firm;
-A flexible, advantageous and accessible group insurance program upon hiring;
-A group savings plan with employer participation;
-Annual flexible days improving work-life balance;
-An unlimited bank of sick days;
-A 24-7 telemedicine service allowing you to have access to medical consultations quickly and without travel;
-An employee and family assistance program, including a stress management and well-being program with a focus on mental well-being;
- An annual amount allocated for the reimbursement of sports expenses, because physical well-being is encouraged.

Do you recognize yourself in the following?
-College diploma in administration or a related field;
-Five years' experience in an administrative or coordination role;
-Experience in a professional services environment and understanding of the legal field, a strong asset;
-Excellent organizational and time management skills;
-High-level interpersonal and communication skills;
-Collaborative spirit and ability to maintain lasting and trusting relationships with internal and external partners;
-Ability to work independently and take initiative;
-Excellent command of computer tools and office software;
-High sense of confidentiality and integrity.

Do you want to be part of a human and authentic team that stands out for its expertise, excellence, creativity and generosity? Give us the privilege of getting to know you!