Personnel Alter Ego inc.

Reconnu comme l’un des meilleurs employeurs au Canada, ce cabinet est à la recherche d’un adjoint exécutif ou d’une adjointe exécutive pour rejoindre l’équipe de son bureau de Montréal. La personne retenue sera principalement responsable de soutenir un associé senior membre de la haute direction du cabinet ayant des responsabilités de gestionnaire pratiquant dans le groupe de droit des affaires. Il est à noter que cette personne sera également appelée à soutenir d’autres associés du cabinet en parallèle. Ce poste offre un environnement de travail hybride.

Ayant un rôle clé dans la gestion efficace des activités quotidiennes et stratégiques, vos principales responsabilités incluront :

Soutien général 
- Gérer de façon proactive l’agenda, la boîte courriel et les priorités afin de prioriser les multiples demandes concurrentes, déléguant à d'autres ressources de soutien;
- Planifier, organiser et coordonner les rendez-vous, réunions (en personne ou virtuelles), et voyages d’affaires, incluant la logistique et la préparation de la documentation nécessaire;
- Filtrer, rédiger et coordonner les communications entrantes et sortantes de manière professionnelle et confidentielle;
- Assurer le suivi des dossiers (clients et internes), projets et échéanciers afin d’en garantir l’avancement et la livraison dans les délais.

Documents et gestion des fichiers
- Préparer, réviser et mettre en page divers documents, rapports, présentations et trousses de réunion;
- Relire les documents et vérifier le formatage approprié, l'orthographe, la grammaire et la clarté;
- Maintenir l’organisation et la centralisation des informations clés (documents, ententes, communications, etc.);
- Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée.

Fonctions financières et administratives
- Préparer et superviser le paiement des rapports de dépenses et participer à la gestion de certains processus administratifs et financiers;
- Travailler en collaboration avec les assistants de facturation pour s'assurer que les factures clients dont sont responsables les associés sont examinées et traitées mensuellement en accord avec les échéances du cabinet;
- Surveiller de manière proactive les factures clients en attente et travailler avec l'équipe de recouvrement pour faire le suivi des paiements en retard;
- Travailler avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers, y compris la soumission de demandes de vérifications de conflits;
- Proposer des améliorations pour optimiser l’efficacité des processus administratifs.

Activités de marché 
-Collaborer à la logistique d’événements de développement d’affaires avec les clients, de formations et de projets spéciaux; 
- Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements au bureau et à l’externe. Assister au lieu de l'événement pour s’assurer du bon déroulement de ce dernier, si nécessaire.
- Coordonner les rencontres et agendas des conseils et comités externes sur lesquels siège l’associé senior de haute direction et gérer le flux et l’organisation des documents afférents;
- Rédiger, réviser et organiser une variété de documents liés à la gestion de la pratique, au développement des affaires et aux clients;
- Servir de personne-ressource de confiance auprès des partenaires internes et externes (banques, avocats, fournisseurs, etc.).

Autre
- Maintenir et mettre à jour les connaissances et les compétences techniques en identifiant et en participant à des opportunités de formation et apprentissage;
- Assister à des formations sur de nouveaux outils et assumer la responsabilité d'enseigner aux avocats associés en tête-à-tête avec des démonstrations en personne;
- Collaborer avec d’autres avocats, le cas échéant (jumelage avec un autre avocat associé du cabinet) et remplacer d'autres membres de l'équipe de soutien juridique au besoin;
- Soutenir des responsabilités qui peuvent nécessiter une disponibilité au-delà des heures de travail régulières pour gérer et répondre aux demandes de manière opportune;
- Gérer les informations confidentielles du cabinet et du client.

Profil recherché :
- Diplôme d’études professionnelles en secrétariat, bureautique ou toute autre combinaison d’expérience pertinente;
- Minimum de cinq années d’expérience dans un rôle similaire auprès de gestionnaires de haute direction, avec une expérience idéalement acquise dans un environnement de services professionnels;
- Connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
- Compétences avancées dans l’utilisation de la suite Microsoft Office 365;
- Capacité à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision et en collaboration au sein d’une équipe dynamique avec tact, respect et professionnalisme;
- Haut niveau de discrétion, professionnalisme et capacité à traiter des renseignements extrêmement confidentiels;
- Flexibilité et aisance à évoluer dans un environnement à rythme rapide et en constante évolution;
- Souci du service de haut niveau, sens de l’initiative, rigueur et bon jugement;
- Flexibilité à travailler occasionnellement en heures supplémentaires (surtout compte tenu du décalage horaire inhérent aux déplacements internationaux).

Les avantages :
- Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
- Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
- Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
- La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
- Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Vous recherchez ce genre de défi dans une entreprise qui prône l’excellence? Accordez-nous le privilège de faire votre connaissance!

Recognized as one of Canada's Top Employers, this firm is looking for an Executive Assistant to join its Montreal office. The successful candidate will be primarily responsible for supporting a senior partner who is a member of the firm's senior management with managerial responsibilities practicing in the Business Law Group. It should be noted that this person will also be called upon to support other partners of the firm in parallel. This position offers a hybrid work environment.

Having a key role in the effective management of day-to-day and strategic activities, your main responsibilities will include:

General support 
- Proactively manage the agenda, inbox and priorities to prioritize multiple competing requests, delegating to other support resources;
- Plan, organize and coordinate appointments, meetings (in-person or virtual), and business trips, including logistics and preparation of necessary documentation;
- Screen, draft and coordinate incoming and outgoing communications in a professional and confidential manner;
- Follow up on files (clients and internal), projects and deadlines to ensure progress and delivery on time.

Documents and file management
- Prepare, review and layout various documents, reports, presentations and meeting packages;
- Proofread documents and check for proper formatting, spelling, grammar and clarity;
- Maintain the organization and centralization of key information (documents, agreements, communications, etc.);
- Work with records management to create, maintain, and store client records appropriately.

Financial and administrative functions
- Prepare and supervise the payment of expense reports and participate in the management of certain administrative and financial processes;
- Work in collaboration with the billing assistants to ensure that client invoices for which the partners are responsible are reviewed and processed monthly in accordance with the firm's deadlines;
- Proactively monitor pending customer invoices and work with the collections team to follow up on late payments;
- Work with the finance department to coordinate the opening of new clients and files, including the submission of requests for conflict checks;
- Propose improvements to optimize the efficiency of administrative processes.

Market activities 
-Collaborate in the logistics of business development events with clients, training and special projects; 
- Coordinate and organize meetings, conferences, and events in the office and externally. Attend the event venue to ensure that the event runs smoothly, if necessary.
- Coordinate the meetings and agendas of the external boards and committees on which the senior executive partner sits and manage the flow and organization of related documents;
- Write, review and organize a variety of documents related to practice management, business development and clients;
- Serve as a trusted resource for internal and external partners (banks, lawyers, suppliers, etc.).

Other
- Maintain and update technical knowledge and skills by identifying and participating in training and learning opportunities;
- Attend training on new tools and take responsibility for teaching associate lawyers one-on-one with in-person demonstrations;
- Collaborate with other lawyers as appropriate (pairing with another partner in the firm) and replace other members of the legal support team as required;
- Support responsibilities that may require availability beyond regular working hours to manage and respond to requests in a timely manner;
- Manage confidential firm and client information.

Profile sought:
- Diploma of professional studies in secretarial studies, office automation or any other combination of relevant experience;
- Minimum of five years of experience in a similar role with senior management managers, with experience ideally acquired in a professional services environment;
- In-depth knowledge of business and legal terminology;
- Excellent command of French and English, both oral and written;
- Advanced skills in the use of the Microsoft Office 365 suite;
- Ability to work independently with minimal supervision and in collaboration within a dynamic team with tact, respect and professionalism;
- High level of discretion, professionalism and ability to handle extremely confidential information;
- Flexibility and ease to evolve in a fast-paced and constantly changing environment;
- Concern for high-level service, sense of initiative, rigor and good judgment;
- Flexibility to occasionally work overtime (especially given the time difference inherent in international travel).

The advantages:
- Exceptional benefits from day one including firm-paid group insurance coverage, a wellness program and a technology expense allowance.
- Competitive compensation, overtime pay, and generous time off, including a volunteer day off and a day off for your birthday.
- Opportunities for growth and professional development at all levels, with a culture that fully encourages and values dialogue-based feedback.
- The opportunity to be frequently involved in the community and a commitment to equity, diversity and inclusion.
- A collaborative and cohesive culture where lawyers and business teams work together towards a common goal.

Are you looking for this kind of challenge in a company that advocates excellence? Give us the privilege of getting to know you!